Решением комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций от 21 июня 2014 № 4 на базе Главного управления МЧС России по Белгородской области создан межведомственный областной оперативный штаб по организации учёта, размещения и всестороннего обеспечения граждан, вынужденно покинувших территорию Украины. В состав штаба вошли все заинтересованные департаменты администрации области и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти. Аналогичные штабы созданы во всех муниципальных районах и городских округах области. Обмен информацией организован по линии органов повседневного управления. Работа оперативных штабов организована круглосуточно. Приказом Главного управления МЧС России по Белгородской области от 19.06.2014 №308 развёрнут оперативный штаб по контролю за прибытием граждан, вынужденно покинувших территорию Украины, должностные лица, входящие в его состав, осуществляют координацию и взаимодействие со всеми органами управления в части касающейся.
Учет прибывающих граждан Украины ведёт Управление федеральной миграционной службы Белгородской области и её территориальные представительства на территории области. Размещение граждан в конкретные ПВР осуществляет администрация области и администрации муниципальных образований, доставка осуществляется автобусами за счёт средств администрации области.
При прибытии граждан в ночное время выделены временные пункты размещения, где граждане могут переночевать, после чего на следующий день граждане прибывают в УФМС.
На пунктах пропуска и пунктах временного размещения организованы консультационные пункты на предмет временного трудоустройства и разъяснения порядка получения соответствующего статуса.
Организована работа психологов Главного управления по оказанию психологической помощи, как взрослым, так и детям, а также сотрудников надзорной деятельности по обеспечению пожарной безопасности и профилактики на пунктах временного размещения. Организовано медицинское сопровождение всех граждан Украины обратившихся за медицинской помощью.
Проводятся мероприятия по санитарно-эпидемиологическому контролю и иммунопрофилактике граждан Украины на пунктах временного размещения.
Организована работа по оздоровлению прибывающих детей из сопредельного государства во вторую смену.
Территориальными представителями сотовых операторов организована бесплатная выдача сим-карт с положительным балансом на счете.